Selon le site Statista, environ 319,6 milliards d’e-mails étaient envoyés et reçus chaque jour en 2021. Ce chiffre devrait dépasser 376,4 milliards en 2025. Facteurs de stress et causes de burn-out, les e-mails sont aussi pratiques qu’envahissants depuis que nous sommes sans cesse connectés à nos messageries électroniques. De plus, entre les newsletters, les échanges professionnels et les publicités, on ne sait plus où donner de la tête. Un comble quand on sait que les e-mails génèrent 410 millions de tonnes de CO2 par an. La pollution des e-mails est sous-estimée. Selon le site Grizzlead, 80 % des mails ne sont jamais ouverts, car il s’agit principalement de spams. Un Français recevrait, en moyenne, 936 newsletters par an, ce qui représente plus de 9 kg d’émissions de CO2 par an. Gérer ses e-mails efficacement est donc d’autant plus important que c’est bon pour la planète.
Les opérateurs de messagerie électronique permettent de classer les e-mails, ce qui est bien pratique pour ne pas se laisser déborder quand on ne peut répondre à tous ses e-mails dans la minute. Vous pouvez par exemple créer une catégorie pour les publicités et les notifications de réseaux sociaux, qui apparaîtront ainsi dans des onglets secondaires. Vous pouvez aussi créer une catégorie urgente, dans laquelle glisser les e-mails prioritaires. Par ailleurs, pour ne pas vous laisser déborder, on vous recommande de traiter immédiatement les e-mails professionnels qui requièrent un temps de traitement réduit. Par ailleurs, il faut prendre le temps de décortiquer sa boîte mail et de se désabonner des newsletters et des e-mails publicitaires que nous ne lisons jamais.
Nous avons tous besoin de déconnecter de temps en temps et cela est valable même dans un cadre professionnel. Pour bien gérer ses e-mails, il faut parfois savoir décrocher. En effet, quand nous traitons nos e-mails nous pouvons nous sentir débordés ou distraits et cela peut nuire à notre concentration et à notre efficacité. S’accorder un temps spécifique pour répondre aux e-mails permet de fermer notre boîte courriel à d’autres moments et d’être pleinement concentré sur autre chose. Par ailleurs, pour bien gérer ses e-mails, il faut apprendre à prioriser. On peut facilement se retrouver à traiter plusieurs petites demandes non urgentes reçues par e-mail.
Avant de répondre à un e-mail professionnel, il est primordial de prendre son temps. Cela est valable même pour les demandes urgentes. Il ne faut pas hésiter à bien lire l’e-mail et s’assurer que l’on a bien compris la demande. Le stress nous fait perdre nos moyens et une bonne lecture permet de s’assurer que l’e-mail a bien été compris. On peut lire la demande plusieurs fois et même l’imprimer si l’e-mail n’est pas facile à comprendre au premier regard. Prendre son temps permet aussi de maîtriser ses émotions. Cela est primordial lorsque l’on reçoit un e-mail condescendant ou désagréable. Dans un cadre professionnel, on ne peut pas se permettre de réagir sous le coup de la colère. L’e-mail permet justement de prendre de la distance et d’écarter toute agressivité. En cas de doute ou d’émotions trop fortes, vous pouvez tout à fait demander l’avis d’un collègue ou d’une personne en qui vous avez confiance.
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